Η υπογραφή του αποστολέα σε ένα e-mail είναι αυτό που όλοι «βλέπουν και δε βλέπουν». Αντί για ένα τυπικό ευχαριστώ ή κάτι βαρύγδουπο του στυλ μετά τιμής, είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσεις μια καλή ψηφιακή υπογραφή, η οποία θα μπαίνει αυτομάτως σε όλα σου τα e-mails και θα δείχνει πολύ πιο επαγγελματική αλλά και ωραία. Μην τσιγκουνευτείς τον (ελάχιστο) χρόνο που χρειάζεται για να φτιάξεις μια ωραία υπογραφή· η επένδυση αυτού του χρόνου θα σε αποζημιώσει πολλαπλάσια μέσω της σωστής εικόνας που θα δώσει στους παραλήπτες των mails σου. Εξ άλλου, είναι τόσο εύκολο να φτιάξεις τη δική σου και μάλιστα να την αποθηκεύσεις στο Google Drive, για να είναι προσβάσιμη πάντοτε και παντού.

Πώς;

Για αρχή, κάνε log in στον λογαριασμό σου στη Google και άνοιξε το Google Drive. Μπορείς να δημιουργήσεις έναν νέο φάκελο, για να έχεις όλες τις υπογραφές σου συγκεντρωμένες, δίνοντάς του και το κατάλληλο όνομα, πχ. Signatures. Πάτα δεξί κλικ πάνω του και ρύθμισε το sharing έτσι ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό τον φάκελο όλοι όσοι έχουν το link. Αν πρόκειται για εταιρεία, μπορείς να ανοίξεις την πρόσβαση σε συγκεκριμένα άτομα ή σε όλους τους υπαλλήλους, έτσι ώστε να μπορούν και άλλοι να κάνουν αλλαγές, όποτε χρειάζεται. Έπειτα ανέβασε την εικόνα (ή τις εικόνες) στον φάκελο.

Δεύτερο βήμα, να ρυθμίσεις το Gmail έτσι ώστε να δείχνει την εικόνα που θέλεις στο κάτω μέρος κάθε e-mail. Πάτα πάνω στο εικονίδιο ¬– γρανάζι για να μπεις στις ρυθμίσεις και επίλεξε το See all settings. Στο tab General υπάρχει περιοχή με τίτλο Signature· εκεί θα βρεις το Create new για να φτιάξεις μια νέα. Δώσε ένα όνομα στην υπογραφή σου και πάτα Create. Στο πεδίο κειμένου (text box) που θα ανοίξει, μπορείς να βάλεις εικόνα μέσω του πλήκτρου Insert image. Εκεί μπορείς είτε να ανεβάσεις την εικόνα σου, είτε να βάλεις URL, ή να προσθέσεις μια εικόνα από τον φάκελο Signatures που έφτιαξες στο Google Drive. Αφού πειράξεις τις λεπτομέρειες και γράψεις κάποιο κείμενο που θέλεις, κατέβα μέχρι το τέλος της σελίδας και πάτα Save changes. Τώρα μπορείς να δοκιμάσεις τη νέα σου υπογραφή, στέλνοντας e-mail είτε σε άλλο λογαριασμό που έχεις, είτε σε κάποιον φίλο.

Κανόνες για υπογραφές

Το «στυλάτο» και το «κιτς» απέχουν ελάχιστα. Μια σύγχρονη υπογραφή επιβάλλεται να μεταφέρει τις απαραίτητες πληροφορίες – αλλά τις απαραίτητες – χωρίς να κουράζει, χωρίς να γίνεται μακρόσυρτη, και χωρίς να φαίνεται σαν… φυλλάδιο πιτσαρίας από το 1998. Επομένως, δεν βάζουμε πολλά χρώματα, δεν χρησιμοποιούμε πολλές γραμματοσειρές, δεν αλλάζουμε μεγέθη στο κείμενο. Η απλότητα είναι απαραίτητη για ένα e-mail του 2022.

Τι άλλο δεν μπορείς να βάλεις:

• Σκοπός της υπογραφής δεν είναι να αποχαιρετήσει τον παραλήπτη, επομένως μην βάζεις στην υπογραφή αυτά που θα έπρεπε να βάλεις στο τέλος του ίδιου του e-mail. Με άλλα λόγια, όχι «ευχαριστώ», «μετά τιμής», «με εκτίμηση», «φιλικά» και άλλα τέτοια άνοστα. Εκτός του ότι είναι άνοστα, δείχνεις στον παραλήπτη πως δεν θέλεις να διαθέσεις αυτά τα 10 δευτερόλεπτα για να γράψεις με το χέρι δυο λέξεις ως αποχαιρετισμό.

• Μην βάλεις στην υπογραφή τη διεύθυνση e-mail από την οποία στέλνεις το ίδιο το e-mail. Αφού θα το λάβει, αυτομάτως θα ξέρει και τη διεύθυνσή σου.

• Μη γράφεις περιττά πράγματα όπως σλόγκαν, τσιτάτα ή μακρόσυρτες λίστες με το αντικείμενο της επιχείρησής σου. Επίσης, όχι σε αστεία, όχι σε εικόνες με χειρόγραφες υπογραφές, όχι σε διαφημίσεις της επιχείρησής σου στην υπογραφή. Όχι σε προσωπικές λεπτομέρειες και inside jokes τα οποία δεν θα καταλάβει κανένας.

Τι πρέπει να βάλεις

• Το τηλέφωνό σου, προφανώς. Δεν αρκεί το e-mail, ενώ ο αριθμός του τηλεφώνου οδηγεί και σε υπηρεσίες όπως το Viber ή το Whatsapp. Αν μιλάς με το εξωτερικό, μην παραλείψεις το +30, τον διεθνή κωδικό της Ελλάδας, στην αρχή του αριθμού.

• Links για τις σελίδες της επιχείρησής σου σε Facebook, LinkedIn, Instagram ή YouTube. Μπορείς να βάλεις απλά links (όχι ολογράφως, προφανώς) αλλά προτείνουμε (εντόνως) να χρησιμοποιήσεις μικρά μονόχρωμα εικονίδια για κάθε τέτοιο μέσο (πχ. μέσω του iconfinder).

• Link για το site της επιχείρησης. Μπορείς να το κάνεις link στην κύρια εικόνα, αν αυτή έχει σχέση, ή ένα απλό και απέριττο www.etaireia.gr αρκεί.

Τώρα ξέρεις πώς μπορείς κι εσύ να βάλεις μια υπογραφή στο e-mail σου, η οποία να δείχνει επαγγελματική, σοβαρή – αλλά όχι υπερβολικά σοβαρή – και η οποία θα μεταφέρει χρήσιμες πληροφορίες χωρίς να γίνεται ενοχλητική.